Is virtueel samenwerken bij jou ook zo lekker geregeld?

Thuiswerken. We kunnen de term inmiddels niet meer horen! Doordat iedereen er zijn of haar plasje al over heeft gedaan, heeft de term een naar luchtje gekregen. Met tips als ‘zorg voor een goede internetverbinding, vermijd de woonkamer en zet een plantje op je bureau’ ga je de oorlog echt niet winnen. De echte uitdaging zit hem in effectief op afstand samenwerken , kijkend vanuit organisatieperspectief. En dat kan stukken beter.

Werken op afstand moet niet ‘afstandelijk’ worden

Volgens het Kennisinstituut voor Mobiliteitsbeleid (KiM) is het aantal Nederlanders dat vaker wil thuiswerken sinds het begin van de crisis bijna verdubbeld. Dat is, gelet op de koudwatervrees die lang bestond, in elk geval goed nieuws. Met alleen een rustige werkplek en wat technologie, zoals de cloud en allerlei slimme communicatie- en planningtools, ben je er nog echter nog niet. De meesten van ons dachten bovendien dat we met een paar maanden wel weer ons bammetje op kantoor zouden eten. Reden om virtueel samenwerken voor de langere termijn te structureren en te optimaliseren was er eigenlijk niet of nauwelijks.

Virtuele stand-ups

Om als team zaken ook op afstand goed te kunnen afstemmen, wordt er massaal gewerkt met Teams, Google Hangouts of een andere tool voor videobellen. We merken wel dat dit nog lang niet overal vlekkeloos verloopt en dat er mogelijkheden onbenut blijven. De betrokkenheid van collega’s wordt verder vergroot door een gezamenlijke start van de dag in de vorm van zogenoemde virtuele stand-ups. Hierbij wordt dagelijks in teamverband besproken wat er de dag ervoor is gedaan, wat er de dag zelf op de agenda staat en waar de knelpunten zitten. Daarnaast kan de telefonische bereikbaarheid in veel bedrijven sterk verbeterd en gepersonaliseerd worden met handige doorschakelfunctionaliteit van VoIP (Voice over IP), chatten en statusmeldingen.

‘Digitaal prikbord’

Ook het delen van documenten met collega’s kan op veel plaatsen nog een boost gebruiken. Dit kan uitstekend online en realtime met tools als OneDrive, Sharepoint en Google Drive (G Suite). Dit is goedkoper, sneller en minder foutgevoelig dan traditionele oplossingen als VPN en zorgt voor een betere medewerkersbeleving. De toch al prima beveiliging kun je verder verbeteren met tweestapsverificatie. Een populaire planningstool als Trello, een soort digitaal prikbord, wordt juist weer veel gebruikt om elkaar op de hoogte te houden wie wat doet en wanneer. Niet alleen handig om de voortgang van projecten te bewaken, maar ook - en misschien wel juist- om elkaar project- en afdelingsoverschrijdend op de hoogte te houden.

‘Samen- en thuiswerkprotocol’

Dit is eenvoudig uit te breiden met een tijdregistratietool om bij te houden hoeveel tijd medewerkers aan getelde taken besteden. Last but certainly not least: leg werkafspraken vast in een ‘samen- en thuiswerkprotocol’. Alleen op die manier kun je gemaakte afspraken voor langere termijn in jouw organisatie verankeren. Dit kan uiteenlopen van afspraken over gewerkte uren en begin- en eindtijden tot het gebruik van gezamenlijke communicatie- en planningstools. Al deze maatregelen en tools slaan over het algemeen gelukkig geen gat in jouw begroting. Waar het vaak wèl aan ontbreekt is tijd en kennis. Dat laatste is bij Epesi in overvloed aanwezig en dat eerste ‘maken’ we gewoon.

Neem dus gerust vrijblijvend contact met ons op via 0118-613220. Wie weet komt eventuele overbodige kantoorruimte daarbij nog aan bod. Die zou in bepaalde gevallen best een woonfunctie kunnen krijgen met het oog op de grote woningnood in ons land. Ben je ook nog eens heel maatschappelijk verantwoord bezig!

Klik voor meer informatie over resp. Teams, Google Hangouts en VoIP op de volgende links: https://teamsdemo.office.com/#/ , https://hangouts.google.com/ , https://cloud.google.com/voice