Hybride werken? Zo doe je dat

We mogen eindelijk weer naar kantoor. Toch betekent dat zeker niet het einde van het thuiswerken. Thuiswerken blijft en de rol van het kantoor verandert. Wat kun je verwachten en hoe ga je daar als organisatie mee om?

Zingen en schreeuwen

Zaterdag 26 juni was een gedenkwaardige dag. Het voelde bijna als bevrijdingsdag. De mondkapjes mochten eindelijk af, onze voordeur mag open voor gasten en we mogen weer gewoon uit eten en een biertje drinken. We mogen zelfs weer zingen, schreeuwen en op blaasinstrumenten spelen. Alles waarbij we anderhalve meter kunnen handhaven is toegestaan. Ook op kantoor en op andere werkplekken is anderhalve meter de norm, waarbij het de bedoeling is dat medewerkers maximaal de helft van hun werktijd op kantoor zijn.

Voordelen thuiswerken

Thuiswerken is voorlopig dus nog een blijvertje. Maar ook als we straks weer voor de volle honderd procent naar kantoor zouden mogen, zal thuiswerken onderdeel blijven van ons werkende leven, blijkt uit onderzoek. Voor corona brachten we zo’n 4,1 dagen per week op kantoor door, dat zal in de toekomst nog maar 2,8 dagen per week zijn. Maar liefst drie kwart van de mensen vindt het wegvallen van de reistijd het grootste voordeel van thuiswerken. Dat ervaren wij zelf ook. Een van onze collega’s woont op een uur rijden van kantoor. Als dat een aantal dagen in de week wegvalt, geeft dat hem heel wat meer vrije tijd – of extra tijd om te werken, dat kan natuurlijk ook. Als andere voordelen worden genoemd het zelf kunnen indelen van de werktijd en het tussendoor kunnen doen van wat klusjes. Er zijn ook nadelen aan het thuiswerken. Ruim drie kwart mist het spontane contact en face-to-face-overleg met collega’s en 71 procent mist het ‘live’ overleg met de leidinggevende.

Rol kantoor verandert

Het kantoor zal dus zeker blijven, maar de rol verandert. Van plek om te werken wordt het een plek om collega’s te ontmoeten voor creatief overleg zoals brainstorms of brownpapersessies. Het thuiskantoor is meer de plek om geconcentreerd te werken of voor videocalls. Hybride werken is hot en flexibiliteit is belangrijker dan ooit. Hoe ga je daar als organisatie mee om?

1. Maak werkplekken en parkeerplaatsen boekbaar

Als niet iedereen meer tegelijkertijd op kantoor is, kun je je kantoor wat kleiner maken. Door werkplekken en parkeerplaatsen boekbaar te maken, weet je zeker dat er toch voor iedereen een plekje is. Een dergelijke faciliteit kunnen wij, als extra laag op je Microsoft 365- of Google Workspace-omgeving, voor je ontwikkelen.

2. Regel de technische faciliteiten om hybride te werken

Of mensen nu thuiswerken of op kantoor zijn, ze moeten samen kunnen werken. Dat is wanneer de mooiste dingen ontstaan. Zorg daarom dat de technische faciliteiten die je medewerkers hebben om hybride te werken in orde zijn. Denk daarbij aan een samenwerkingsplatform als Microsoft Teams of Google Hangouts. Maar richt ook ruimtes in op kantoor in met de juiste hardwareopstelling, zodat je medewerkers makkelijk kunnen overleggen met virtueel aanwezige collega’s.

3. Maak afspraken

Los van de technische invulling, moet je ook voorkomen dat wie waar en wanneer werkt, volkomen willekeurig wordt. Dat kan onderling samenwerken bemoeilijken of zelfs voor frustratie zorgen. Ook loop je dan het risico dat de spontane ontmoetingen tussen teamleden wegvallen. Maak principeafspraken wie wanneer op kantoor aanwezig is. Afwijken kan natuurlijk altijd, maar voorkom willekeur.

4. Voorkom wrevel

Als je werkplekken en parkeerplaatsen boekbaar maakt, moet je natuurlijk ook monitoren of het aantal mensen dat daadwerkelijk op kantoor is ook klopt met de capaciteit die je hebt, anders krijg je gezeur. Mensen die een plek boeken en vervolgens geen werkplek kunnen vinden, omdat er mensen op kantoor zijn verschenen zonder te boeken, dat zorgt voor wrevel. Zorg daarom dat je altijd een extra tafel hebt, als ‘overloop’ voor de hardnekkige niet-boekers.

Ook aan de slag met hybride werken?

Wij geloven in de kracht van digitalisering. In innovatie die organisaties echt een stap (of wat) verder helpt. Wil je aan de slag met boekingssystemen of het monitoren van je capaciteit? Dat vraagt om wat specialistische softwareengineering. Wij kunnen je helpen hybride werken onderdeel te maken van jouw organisatie. Neem gerust contact met ons op via bart@epesi.nl of bel naar 0118-613220. We leren je graag kennen.