Shadow AI: weet jij welke tools je team gebruikt?

Driekwart van de Nederlandse medewerkers gebruikt AI op het werk, zo blijkt uit het Trendrapport 2025 van Awareways. Het slechte nieuws? Bijna tachtig procent daarvan doet dat zonder dat IT ervan weet. ChatGPT even een gespreksverslag laten samenvatten, Copilot een mailtje laten schrijven; het gebeurt dagelijks. De bedoelingen zijn ongetwijfeld goed, maar wat als er klantgegevens of bedrijfsinformatie in die tools terechtkomen? In deze blog vertelt Lukas, digitaal strateeg en AI-trainer bij SatisfITeers, wat Shadow AI is, waarom het een risico vormt en wat je eraan kunt doen.

Je team is je al voor

Misschien weet jij als ondernemer nog niet precies wat je met AI wilt, maar je team weet het wel. Die zijn thuis al gewend om ChatGPT te vragen wat ze ‘s avonds moeten eten of wat de volgende vakantiebestemming is. Als medewerkers eenmaal merken hoeveel tijd AI bespaart, is het logisch dat ze die tools ook op het werk inzetten.

Daar zit de crux. Medewerkers gebruiken AI op het werk zonder dat hun werkgever het weet. Daar zit geen kwaad in, ze willen gewoon sneller werken. Ondertussen gaat er van alles de deur uit: gespreksverslagen met klantinformatie, interne cijfers, offertes. Niet omdat mensen dom zijn, maar omdat niemand ze heeft verteld wat wel en niet kan.

Uit het Trendrapport 2025 van Awareways blijkt dat organisaties gemiddeld zicht hebben op nog geen elf procent van het daadwerkelijke AI-gebruik. Van de rest heb je simpelweg geen idee.

Waar zit het risico precies?

Veel mensen denken: ik zet toch geen klantgegevens in ChatGPT? Klopt misschien, maar denk eens aan een medewerker die een offerte laat herschrijven in een openbare AI-tool. Er staan geen BSN-nummers in, maar wel prijsafspraken, klantnamen en projectdetails. Juridisch lijkt dat misschien minder heftig dan een datalek met persoonsgegevens, maar commercieel en contractueel kan de schade groot zijn. Dat soort informatie wil je niet in een tool waar je geen grip op hebt.

Ik zeg altijd: niets is gratis. Facebook is gratis, maar je betaalt met je persoonlijke gegevens: je interesses, je contacten, je gedrag. Dat hele profiel verkoopt Facebook aan adverteerders. Bij gratis AI-tools werkt het vergelijkbaar. De gratis varianten van veel AI-platforms gebruiken jouw invoer om hun model te verbeteren. Bij betaalde versies kun je dat doorgaans uitschakelen, maar of dat ook daadwerkelijk gebeurt, is lastig te verifiëren.

Het risico is niet zozeer dat iemand morgen jouw specifieke vergaderverslag opvraagt. Het zit in hoe AI-tools je data verwerken: ze analyseren je informatie actief. Gebruik je als Europees bedrijf een Amerikaanse AI-tool, dan gebeurt dat op infrastructuur waar je weinig grip op hebt. Formeel val je dan onder zowel de AVG als onder Amerikaanse wetgeving - denk aan de CLOUD Act - die aanbieders kan verplichten data af te staan, ook als die in de EU staat. Dat spanningsveld vervalt bij een AI-oplossing die volledig in Europa draait en AVG-proof is.

Weten en doen zijn twee verschillende dingen

Het gekke is: de meeste medewerkers kennen de regels best. Negen op de tien weet dat je nieuwe software officieel moet aanvragen. Toch neemt meer dan de helft nieuwe tools in gebruik zonder overleg. Die kloof tussen weten en doen wordt bij AI alleen maar groter, omdat de drempel zo laag is. Je hoeft niets te installeren. Je opent een browservenster en je kan aan de slag.

Dat het mis kan gaan, hebben we in de praktijk al gezien. De gemeente Eindhoven meldde eind 2025 een datalek nadat medewerkers persoonsgegevens van kwetsbare inwoners hadden ingevoerd in openbare AI-tools. Jeugdwetdocumenten, verslagen, cv’s, het was allemaal geüpload naar ChatGPT en vergelijkbare platforms. De gemeente blokkeerde vervolgens alle openbare AI-websites en schakelde over op Copilot binnen de eigen beveiligde omgeving.

Wat kun je eraan doen?

Verbieden werkt niet. Uit het Awareways-onderzoek blijkt juist dat medewerkers de tools blijven gebruiken, ongeacht het beleid. Waar het om draait is of je er als organisatie grip op hebt. Dat begint bij bewustwording en beleid, en vraagt vervolgens om de juiste technische keuzes.

Bewustwording hoeft niet ingewikkeld te zijn. Ga het gesprek aan met je team. Vraag eens ronduit: welke AI-tools gebruik je al? Wat doe je ermee? Niet om mensen op de vingers te tikken, maar om te begrijpen wat er speelt. Pas als je weet wat er gebeurt, kun je er iets verstandigs mee doen.

Beleid hoeft geen dik handboek te zijn. Zoals we ook in onze eerdere blog over datasoevereiniteit schreven: één A4 met do’s en don’ts werkt beter dan een beleidsdocument van twintig pagina’s dat niemand leest. Maak duidelijk welke tools wél mogen, welke data je er niet in stopt en wie je aanspreekt als je twijfelt.

Als bewustwording en beleid op orde zijn, is het zaak om de juiste tools te kiezen. Microsoft Copilot met een zakelijke licentie draait op servers in Europa en valt onder Europese wetgeving. Dat is een stuk veiliger dan een gratis ChatGPT-account. Microsoft blijft een Amerikaans bedrijf, maar Europese vestigingen moeten zich aan onze wetgeving houden. Toch is een zakelijke AI-oplossing pas echt werkbaar als de basis goed staat: rechtenstructuur, dataclassificatie en governance. Anders wek je onbedoeld de indruk dat een betaalde tool het probleem vanzelf oplost. Bij Copilot kun je als organisatie instellen dat bepaalde gevoelige documenten niet worden meegenomen in AI-resultaten, maar dat vergt bewuste configuratie. Zo voorkom je dat Piet van de marketingafdeling via Copilot ineens de salarisgegevens van de CEO te zien krijgt, mits je het goed hebt ingericht.

Waar begin je als IT-verantwoordelijke?

Begin met inventariseren welke AI-tools er nu al gebruikt worden binnen je organisatie. Vraag het aan je team, want de kans is groot dat je verrast wordt. Maak vervolgens een simpele indeling van je data: wat is openbaar, wat is intern, wat is vertrouwelijk en wat zijn persoonsgegevens? Op basis daarvan stel je een paar heldere regels op: welke data mag nooit in een AI-tool, welke tools zijn goedgekeurd en wie is aanspreekpunt bij twijfel. Kies één of twee tools die aan je eisen voldoen en zorg dat ze voor iedereen beschikbaar zijn. Leg het eigenaarschap neer bij IT, security en management samen: dit is geen IT-feestje alleen.

De cybersecuritydriehoek geldt ook voor AI

In cybersecurity werken we altijd met drie pijlers: beleid, techniek en de mens. Bij Shadow AI is dat niet anders. Je kunt de beste firewalls en policies hebben - als je team niet begrijpt waarom het ertoe doet, ben je nergens. Daarom nemen we in onze cybersecuritytrainingen tegenwoordig ook AI mee. Het past er logisch in, als verlengstuk van het gesprek over dataveiligheid.

Shadow AI is geen hypeprobleem, maar een governanceprobleem. De tool zelf is zelden de grootste fout. Het ontbreken van kaders, zicht en afspraken wel.

Herkenbaar?

Wil je weten hoe het er bij jouw organisatie voor staat, of ben je benieuwd hoe je AI veilig kunt inzetten zonder de boel dicht te timmeren? Neem contact op met Lukas via onderstaande knop of bel naar 0118-613 220. We denken graag met je mee.

Volg onze LinkedIn-pagina of schrijf je in voor onze blogs om op de hoogte te blijven.