Hoe zorg je voor meer focus binnen je organisatie?

Het behouden van focus wordt steeds moeilijker, zowel voor individuen als voor organisaties. Dat komt door een combinatie van verschillende factoren. Toenemende werkdruk – door strakke deadlines en complexe taken – leidt vaak tot stress en minder concentratie. Sociale media, mail, chats en alle aanverwante zaken zorgen voor constante onderbrekingen. Flexibele werkplekken en thuiswerken zijn fijn, maar ze kunnen het gevoel van structuur wegnemen. Tenslotte maakt de enorme informatie-overload het lastig om te bepalen wat belangrijk is. In deze blog bespreekt Thijs de Groote, general manager bij SatisfITeers, wat je kunt doen om meer focus aan te brengen binnen je organisatie.  

Piepjes en bliepjes 

Een van de grootste uitdagingen die ik steeds vaker zie, zowel binnen onze eigen organisatie als bij ondernemers die ik spreek, is het behouden van focus. We worden met z’n allen steeds meer afgeleid door piepjes en bliepjes van apps, sociale media en andere communicatiekanalen. Zie dan maar eens je aandacht vast te houden en je te richten op wat écht belangrijk is.  

Hoe je als persoon focus kunt behouden 

Als je je eigen focus wilt verbeteren, zijn er een paar eenvoudige stappen die je kunt nemen. Begin met het stellen van duidelijke doelen voor de dag en werk in blokken van tijd waarin je je volledig concentreert op één taak. Apps zoals Focus@Will en Forest kunnen je helpen om afleidingen te verminderen en je concentratie te verhogen. Muziek speelt hierbij een belangrijke rol; bepaalde soorten muziek kunnen je helpen beter gefocust te blijven. Lees boeken zoals “Focus AAN/UIT” van Mark Tigchelaar. Dit boek helpt je slimme brainhacks in te zetten om niet meer af te dwalen en meer gedaan te krijgen. Regelmatig pauzes nemen helpt ook om je geest helder te houden. Een techniek als Pomodoro is niet voor niets al vijftig jaar succesvol.  

Microsoft-tools voor verbeterde focus 

Ook Microsoft biedt mooie tools die je helpen je focus te behouden. In Windows 11 kun je de Focus-functie gebruiken om afleidingen te minimaliseren. Daarnaast helpt het Focusplan in Microsoft Viva Insights je bij het blokkeren van tijd voor belangrijke taken door maximaal vier uur per dag in je agenda te reserveren.  

Prioriteiten stellen: hoe ga je te werk? 

Het stellen van de juiste prioriteiten is cruciaal voor het behouden van focus. Een veelvoorkomend probleem is dat prioriteiten vaak worden beïnvloed door dagelijkse zaken zoals e-mails, chats en spontane verzoeken. Dit kunnen valse prioriteiten zijn die je afleiden van wat echt belangrijk is. Door gebruik te maken van technologie, kun je makkelijker de juiste prioriteiten stellen. Denk hierbij aan het gebruik van taakbeheer-apps die je taken organiseren op basis van hun belangrijkheid en urgentie. 

In de praktijk: Microsoft Teams 

Een simpel voorbeeld van hoe technologie je kan helpen is Microsoft Teams. Binnen Teams kun je taken aanmaken en beheren voor al je teams en kanalen. Door slimme automatiseringen toe te passen, zoals het instellen van regels voor e-mails, kun je ervoor zorgen dat een e-mail met een bepaalde categorie automatisch wordt omgezet in een taak in Teams. Je kunt deze taken prioriteren en deadlines toewijzen. Combineer Teams met Microsoft Planner en je krijgt een overzicht van al je taken, gesorteerd op prioriteit en deadline. Hierdoor weet je precies welke taken de hoogste prioriteit hebben en welke deadlines het dichtstbij zijn. Dit is slechts een van de vele manieren waarop je slimme automatiseringen kunt toepassen om je werk efficiënter te organiseren. 

Selecteer de juiste tools 

Het is belangrijk om de juiste tools te selecteren om je focus en productiviteit te verbeteren. Te veel verschillende tools kunnen juist voor extra afleiding en verwarring zorgen. Zorg ervoor dat de tools die je kiest, goed aansluiten bij de behoeften van je team en het individu en zorg dat ze eenvoudig in gebruik zijn.  

Het belang van een goede strategie 

Het is belangrijk om niet alleen te vertrouwen op tools, maar ook een goede strategie te hebben voor het beheren van taken en prioriteiten. Dit betekent dat je regelmatig moet evalueren wat echt belangrijk is en je strategie daaraan aanpassen. Communiceer duidelijk met je team over de prioriteiten en zorg ervoor dat alle neuzen dezelfde kant op staan. Door een combinatie van de juiste tools en een krachtige strategie kun je de focus binnen je organisatie verbeteren en productiever werken. 

Meer weten? 

Benieuwd welke tools jouw mensen kunnen helpen focus te behouden? Neem dan contact met ons op voor een vrijblijvend adviesgesprek. We delen graag onze inzichten en helpen je bij het implementeren van de beste strategieën en tools voor jouw bedrijf. Neem gerust contact met ons op via thijs@benp.biz of bel naar 0118- 227 101. We leren je graag kennen.      

Benieuwd wat we nog meer te vertellen hebben? Volg dan onze LinkedIn-pagina en laat je inspireren.