Is jouw IT-continuïteit afhankelijk van één persoon? Tijd voor plan B
Een groot deel van de mkb-bedrijven ervaart ernstige verstoringen in hun bedrijfsvoering wanneer hun interne IT-specialist plotseling niet beschikbaar is. Uit gesprekken met ondernemers blijkt keer op keer hoe kwetsbaar deze situatie is. Veel bedrijven hebben hun volledige IT-infrastructuur – en daarmee hun bedrijfscontinuïteit – in handen gelegd van één persoon. Werkt dat goed? Zeker, totdat deze medewerker onverwacht uitvalt. Dan ontstaat er plotseling een enorm risico voor je bedrijfsvoering. In deze blog vertelt Bart de Ruijsscher, eigenaar van SatisfITeers, waarom een hybride benadering van IT-beheer jouw bedrijf stabieler, veiliger en toekomstbestendiger maakt.
De eenzame superheld op je IT-afdeling
Ken je dat? Je IT-medewerker is de stille kracht achter je digitale infrastructuur. Hij (ja, sorry, het is nog steeds in 84% van de gevallen een hij) lost problemen op voordat anderen ze opmerken. Hij kent elk systeem, elke server en elke applicatie van binnen en van buiten. Niemand anders in je bedrijf begrijpt wat hij precies doet of hoe hij het doet. Zijn kennis zit tussen zijn oren en nergens anders.
Dit werkte jaren prima. Je IT-specialist komt elke ochtend als eerste binnengerend. Hij is de technische expert die alles draaiend houdt en altijd bereikbaar is, zelfs in de avonduren of tijdens zijn vakantie. Hij schakelt moeiteloos tussen strategische gesprekken en hands-on technische ondersteuning.
Maar wat als deze superheld morgen besluit dat hij toe is aan een nieuwe uitdaging? Of erger nog, wat als hij langdurig uitvalt door ziekte? Plots staat je bedrijf voor een enorm continuïteitsrisico.
Waarom bedrijven kiezen voor een interne IT'er (en waarom dat niet meer werkt)
Er zijn begrijpelijke redenen waarom bedrijven ooit kozen voor een interne IT-specialist. De directe beschikbaarheid is een duidelijk voordeel – je IT'er zit letterlijk naast je, dus als er iets misgaat, krijg je meteen hulp. Daarnaast heeft hij onmisbare bedrijfskennis: hij kent jouw processen en collega's door en door. Veel managers ervaren ook een gevoel van controle met een eigen IT'er in dienst en hebben de perceptie dat een fulltime medewerker op papier goedkoper is dan een externe partij.
Maar de IT-wereld is veranderd en niet zo’n beetje ook. De hoeveelheid specialistische kennis die nodig is om een moderne IT-omgeving te beheren, te beveiligen én up-to-date te houden, past niet meer in één hoofd. Denk aan cloudtechnologie, cybersecurity, compliancevereisten en automatiseringsmogelijkheden – en die lijst wordt langer en langer en langer.
De recente securityincidenten bij de techgiganten bewijzen dit punt. Zelfs Microsoft en CrowdStrike, met hun enorme teams van experts, kampten afgelopen zomer met grote uitdagingen. Hoe verwacht je dan dat één persoon binnen jouw bedrijf alles kan overzien?
De verborgen kosten van intern IT-beheer
De werkelijke kosten van een interne IT-specialist reiken veel verder dan zijn salaris. Je creëert onbewust een kennismonopolie waarbij alle cruciale informatie bij één persoon zit – een klassiek ‘single point of failure’. Tijdens piekmomenten merk je de beperkte capaciteit, want als alles tegelijk kapot gaat, is er simpelweg geen back-up.
Daarnaast ontstaat vrijwel onvermijdelijk een kennisachterstand. Het is bijna onmogelijk voor één persoon om bij te blijven met alle technologische ontwikkelingen, vooral als hij ook nog dagelijks bezig is met het oplossen van problemen. Dit vertaalt zich vaak in een innovatiestilstand – voor strategische vernieuwing blijft eenvoudigweg geen tijd over. En misschien wel het grootste risico: bij vertrek of langdurige uitval staat plotseling je hele IT-infrastructuur op losse schroeven, met alle gevolgen van dien voor je bedrijfscontinuïteit.
De hybride benadering: het beste van twee werelden
Bij SatisfITeers geloven we niet in alles-of-niets-oplossingen. We pleiten voor een hybride model dat de voordelen van interne en externe IT-expertise combineert. Dit betekent concreet dat je de bedrijfskritische systemen en processen laat beheren door een gespecialiseerde IT-partner onder een Service Level Agreement (SLA). Dit garandeert continuïteit, expertise en schaalbaarheid juist op die punten waar uitval het meest pijn doet.
Tegelijkertijd kan jouw interne IT-specialist zich richten op waar hij echt waarde toevoegt voor je organisatie. Dit kan betekenen dat hij zich bezighoudt met innovatie en digitale transformatie, of juist met branchespecifieke toepassingen en kennis die uniek zijn voor jouw sector. Misschien ligt zijn kracht wel bij gebruikersondersteuning en training, of bij strategische IT-advisering aan het management.
Deze aanpak werkte bijvoorbeeld heel goed bij een regionale financiële dienstverlener. Hun interne IT-specialist dreigde overbelast te raken door de groeiende complexiteit van hun systemen. Door de basisinfrastructuur en security onder te brengen in onze Zeeuwse Cloud, kon hij zich volledig richten op branchespecifieke toepassingen en procesverbetering. Het resultaat? Betere werknemerstevredenheid, verhoogde innovatiekracht en een robuustere IT-omgeving.
Van arbeidsovereenkomst naar SLA: zo maak je de overstap
De transitie naar een hybride model hoeft niet ingewikkeld te zijn. Begin met het in kaart brengen van de risico's – identificeer precies op welk vlak je bedrijf kwetsbaar is bij uitval van je IT-specialist. Bepaal vervolgens wat de kerncompetenties zijn die je intern wilt houden en welke aspecten beter kunnen worden uitbesteed. Een goed startpunt is een assessment waarbij een externe partij je huidige IT-omgeving doorlicht.
Mijn advies is altijd: begin klein. Test de samenwerking met een afgebakend project of een specifiek onderdeel van je IT-infrastructuur. En misschien wel het belangrijkste: communiceer open. Betrek je interne IT-specialist volledig bij het proces en maak duidelijk dat dit geen bedreiging is, maar juist een kans om zich te ontwikkelen in de richting die bij hem past.
Wat levert het op?
Een hybride IT-model levert je concrete voordelen op. De risicospreiding zorgt ervoor dat je bedrijfscontinuïteit niet langer afhankelijk is van één persoon. Je krijgt toegang tot bredere expertise van specialisten op diverse IT-gebieden zonder dat je ze allemaal in dienst hoeft te nemen.
Financieel biedt een SLA voorspelbare kosten en meer duidelijkheid over je IT-uitgaven. Voor je interne IT-specialist ontstaat een betere focus – hij kan zich richten op wat echt waarde toevoegt voor jouw organisatie in plaats van constant brandjes te blussen. En misschien wel het meest onderschatte voordeel: er komt ruimte vrij voor meer innovatiekracht en strategische initiatieven die je bedrijf vooruit helpen.
Begin vandaag nog met risicospreiding
Is jouw bedrijf ook afhankelijk van die ene IT-specialist die alles weet, alles kan en altijd beschikbaar is? Dan loop je een risico dat eenvoudig te vermijden is. Een hybride aanpak geeft je het beste van twee werelden: de persoonlijke touch van een interne medewerker en de robuustheid, expertise en schaalbaarheid van een professionele IT-partner.
Meer weten?
Wil je eens sparren over hoe een hybride IT-model er voor jouw bedrijf uit kan zien? Neem gerust contact met me op via bart@epesi.nl of bel naar 0118-613 220. Ik denk graag met je mee over een aanpak die past bij jouw situatie.
Geen directe vraag, maar wel geïnspireerd? Volg onze LinkedIn-pagina of schrijf je in voor onze blogs.