Je inbox? Het afvoerputje van je productiviteit

Je kent het vast: je komt 's ochtends op kantoor, pakt je eerste kop koffie, start je computer op en opent... Outlook. Voor je het weet ben je vier koffie en een uur verder met het beantwoorden van mails die prima hadden kunnen wachten. In deze blog deelt Thijs de Groote, general manager bij SatisfITeers, waarom e-mail een productiviteitskiller is en hoe je daar verandering in brengt. 

Die overvolle inbox is niet alleen jouw probleem 

Mag ik even klagen over die eindeloze berg met mails? Er is niet doorheen te komen. En om nu te zeggen dat het allemaal van die waardevolle berichten zijn, echt niet. Herkenbaar? Je bent niet de enige. Veel professionals worstelen met een overvolle inbox die hun dag bepaalt. Ik hoor het ook van collega’s, van klanten en zelfs mijn tandarts klaagt erover! Laatst zei hij nog: ‘Als ik voor elke overbodige mail een gaatje mocht vullen, was ik nu miljonair.’ 

Het zit niet in de tools, maar in je gedrag 

Er bestaan duizenden tools en slimme trucs die beloven je mailstress op te lossen. Van Microsoft Teams en Slack tot slimme filters en – jawel – de meest hippe AI-gedreven tools. Ze kunnen zeker helpen. Maar de échte oplossing zit ‘m in hoe we e-mail met z’n allen gebruiken. Ik zal je een geheim verklappen: e-mail is een communicatieplatform. Gebruik het dan ook als een communicatieplatform. Moet er iets zwart-op-wit staan? Stuur een mail. Voor al het andere zijn er betere alternatieven. 

Waar gaat het vaak mis? 

Voor de meeste mensen is de inbox verworden tot een verlengstuk van je agenda, een veredelde chatapp en vooral: je takenlijst. Nieuwe mails komen automatisch bovenaan te staan en bepalen zo je prioriteiten. Een recept voor chaos en stress. Want laten we eerlijk zijn: niet elke binnenkomende mail verdient directe aandacht. Maar als je op die manier blijft werken, verandert er natuurlijk helemaal niets, niks, nakkes, nada. 

Geef zelf het goede voorbeeld 

Ik weet het; gedragsverandering gaat niet van de ene op de andere dag. Je schiet niet direct van een schamele 4 naar een briljante 10. Maar door bewust bezig te zijn met je e-mailgebruik, ga je snel verbetering zien. Het begint met je omgeving informeren dat je anders omgaat met e-mail en geef het goede voorbeeld. Want als je zelf iedereen maar blijft mailen over alles en nog wat, schiet je er weinig mee op. 

Maak gebruik van de tools die je al hebt 

Steeds meer organisaties stappen over naar Microsoft 365, maar na zo'n migratie blijven veel bedrijven op dezelfde manier werken als voorheen – mailen, mailen, mailen. Daar valt nog enorm veel winst te behalen. Zet Microsoft Teams in voor een chatgesprek of – doe ’s lekker gek – pak de telefoon. Een ouderwets telefoontje lost vaak meer op dan vijf mails heen en weer. De beller is nog steeds sneller. 

Praktische tips voor direct resultaat 

In een eerdere blog schreef ik al hoe al die piepjes en bliepjes je focus verstoren. Dat geldt zeker voor e-mailnotificaties – hoe je het ook wendt of keert, het leidt af. Onderzoek toont aan dat het gemiddeld 23 minuten en 15 seconden duurt om je weer volledig te concentreren na een onderbreking. Dit geldt zelfs voor korte afleidingen. Zet daarom je e-mailnotificaties uit, je mist echt niets.  

En begin je dag niet met je mail – lekker op de automatische piloot –, maar ga als eerste aan de slag met je belangrijkste taak, wat dat dan ook is. Want zelfs als het niet je intentie is, ben je zo een uur verder als je 's ochtends eerst je mail checkt. Verplaats cc-mails automatisch naar een apart mapje – die hebben als het goed is geen haast. En maak duidelijke afspraken in je team over welke communicatievorm je wanneer gebruikt. 

Jij bepaalt, niet je inbox 

Zelf sluit ik tegenwoordig gewoon regelmatig Outlook af. En weet je wat? Als ik een halve dag later kijk, blijkt de Kloetingse bunker nog steeds niet in vlammen te zijn opgegaan en zijn ook onze klanten niet massaal overgestapt naar de concurrent. Mail kan meestal prima even wachten. 

Het belangrijkste: neem weer controle over je eigen productiviteit. E-mail is een tool die jou moet ondersteunen, niet andersom. Dit is geen solo-missie – het werkt alleen als je het samen doet. Begin vandaag nog met één kleine verandering. Je zult versteld staan van het effect. 

Meer inspiratie nodig? Download hier onze pdf met 7 regels om te stoppen met nutteloos mailen. 

Meer weten?  

Benieuwd welke tools jouw mensen kunnen helpen focus te behouden? Neem dan contact met ons op voor een vrijblijvend adviesgesprek. We delen graag onze inzichten en helpen je bij het implementeren van de beste strategieën en tools voor jouw bedrijf. Neem gerust contact met ons op via thijs@benp.biz of bel naar 0118- 227 101. We leren je graag kennen.       

Benieuwd wat we nog meer te vertellen hebben? Volg dan onze LinkedIn-pagina en laat je inspireren.