Bijna elke organisatie heeft er wel een. Die ene collega die alles weet, alles regelt en zonder wie niets lijkt te werken. Op het eerste gezicht is dat een enorme aanwinst. Maar wat als die persoon weggaat, langdurig ziek wordt of met pensioen gaat? In deze blog deelt Thijs de Groote, algemeen manager bij SatisfITeers, zijn kijk op kennisafhankelijkheid en waarom hij voorstander is van investeren in mensen die hun kennis delen in plaats van vasthouden.
De gevaarlijkste persoon in je organisatie
In vrijwel elke organisatie is er die ene collega die als enige weet hoe iets werkt. De administratief medewerker die het hele facturatieproces in haar hoofd heeft. De monteur die precies weet waar de leidingen lopen. De IT-beheerder die als enige weet hoe het netwerk in elkaar zit. Vraag je deze collega’s iets, dan krijg je je antwoord. Zijn ze er een keer niet, dan is het zoeken geblazen. Uit onderzoek van McKinsey blijkt dat kenniswerkers gemiddeld een vijfde van hun tijd kwijt zijn aan het zoeken naar informatie of collega’s die het antwoord weten.
Vanuit de medewerker bekeken is dat begrijpelijk. Die positie werd jarenlang beloond. Hoe meer kennis iemand had, hoe moeilijker diegene te vervangen was. Zo werkte het jarenlang binnen veel organisaties: kennis = macht.
Voor de organisatie als geheel is die afhankelijkheid een risico. Op een dag vertrekt die collega. Hij wordt ziek, gaat met pensioen of vindt het tijd voor iets anders. Daar zit je dan, met de handen in het haar.
De cultuur beloont afhankelijkheid
Laat me duidelijk zijn: het gaat er niet om de schuld bij een medewerker te leggen. Die persoon doet zijn werk, waarschijnlijk zelfs heel goed. Het probleem zit ’m in hoe de organisatie ermee omgaat. Als je niet herkent dat kennis bij één persoon geconcentreerd is, kun je er ook niet op sturen. Toch is het niet moeilijk de signalen te herkennen. Er is één persoon naar wie iedereen doorverwijst. Vakantie van die collega levert spanning op. Bepaalde processen zijn nergens gedocumenteerd want “Truus weet het toch?”
Kennisdeling bij SatisfITeers
Bij SatisfITeers hebben we bewust gekozen om toe te werken naar een cultuur van kennisdeling. Dat is een proces en het heeft ons jaren gekost om zover te komen. In een technische omgeving, waar specialisme wordt gewaardeerd en de dagelijkse druk hoog is, blijft kennis al snel bij één persoon hangen. En dat is niet omdat iemand per se die kennis wil vasthouden, maar omdat kennisoverdracht erbij inschiet als je dat geen onderdeel maakt van je cultuur.
Wat voor ons het verschil heeft gemaakt: wij investeren in mensen die kennis delen en dat is niet omdat we die aardiger vinden. Iemand die zijn kennis deelt, maakt collega’s beter en brengt op die manier de organisatie als geheel verder.
Hoe je kennisafhankelijkheid vermindert
Kennisafhankelijkheid verminderen begint met in kaart brengen waar het risico zit. Welke processen, systemen en kennis liggen bij één persoon? Stel jezelf eens de vraag: als deze collega morgen niet meer beschikbaar is, wat rolt er dan om?
Dan documentatie. Dat hoeft geen handboek van honderd pagina’s te zijn. Een centrale plek voor werkinstructies, wachtwoordbeheer via een wachtwoordmanager, een actueel overzicht van wie wat beheert. Als het in iemands hoofd zit en nergens anders, dan is het geen kennis van de organisatie.
Maar leg het niet alleen vast. Zorg ook dat een tweede collega weet hoe een kritisch proces werkt en het daadwerkelijk kan overnemen. Een handleiding is pas waardevol als iemand anders ermee uit de voeten kan.
Ten slotte: maak kennisdeling onderdeel van hoe je mensen waardeert. Als iemand een collega inwerkt, een handleiding schrijft of een proces overdraagt, erken dat als waardevolle bijdrage. Daarmee laat je zien dat kennis delen minstens zo waardevol is als kennis hebben.
Intern houden of uitbesteden
Kennisafhankelijkheid raakt aan een bredere keuze: welke kennis houd je intern en welke werkzaamheden besteed je uit? Als je één interne medewerker hebt die alles regelt rond een bepaald vakgebied, dan ben je volledig afhankelijk van die persoon. Uitbesteden kan een manier zijn om die afhankelijkheid te spreiden. Een goede externe partner kan dat risico verminderen, mits kennis niet opnieuw bij één specialist terechtkomt, maar wordt gedeeld en vastgelegd in processen en documentatie.
Maar het gaat er niet om dat je alles moet uitbesteden. Het gaat erom dat je bewust kiest. Iemand intern die snapt hoe de organisatie werkt en de brug kan slaan naar een externe partner, is juist heel waardevol. Niet alles uitbesteden, niet alles intern houden. Bart schreef eerder al een blog over hoe zo’n balans eruitziet voor IT-beheer.
Herken je dit in je organisatie?
Wil je weten waar de kennisafhankelijkheid in jouw organisatie zit, of hoe je die kunt verminderen? Neem contact op via ons contactformulier of bel naar 0118-613 220. We denken graag mee!