Hoe een fysiotherapeut dagelijks tijd bespaart met één AI-agent
AI hoeft niet groots of ingewikkeld te zijn om impact te maken. Soms zit de winst in één proces dat je iedere dag uitvoert en dat je met de juiste tool in een fractie van de tijd kunt doen. In deze blog vertelt Lukas de Hamer, digitaal strateeg en AI-trainer bij SatisfITeers, over een fysiotherapeut die dankzij een Copilot-agent haar dagelijkse administratie van een uur terugbracht naar een paar minuten.
Een map vol handleidingen, acht keer per dag
Een van onze klanten is fysiotherapeut. Zij heeft een map vol Word-documenten met oefeningen en instructies voor haar cliënten. Denk aan knieoefeningen, schouderoefeningen, revalidatieschema’s; tientallen instructiedocumenten met allerlei variabelen. Welke knie, welke schouder, hoe vaak per week, voor welke tijdsperiode, wanneer stoppen?
Na ieder consult stuurt zij haar cliënt een e-mail met de juiste oefeningen. Dat klinkt eenvoudig, maar in de praktijk betekent het: de juiste handleiding zoeken in die map, de variabelen aanpassen aan de specifieke klacht, een persoonlijk document opmaken, een mailtje schrijven en het hele pakket versturen. Dat doet ze zo’n acht keer per dag. Iedere keer opnieuw zoeken, aanpassen, kopiëren, mailen. Repetitief werk dat bij elkaar al snel een uur per dag kost.
Van spraakmemo naar persoonlijk oefeningendocument
Wij hebben voor haar een Copilot-agent gebouwd die het grootste deel van het proces overneemt. De agent is gekoppeld aan haar map met handleidingen en heeft gedetailleerde instructies gekregen over hoe hij moet zoeken, selecteren en combineren.
In de praktijk werkt het zo: na een consult klikt de fysiotherapeut op het microfoontje in Copilot en spreekt een korte memo in. Iets als: “Ik had vandaag Piet op bezoek, hij heeft last van zijn linkerknie. Hij moet die en die oefeningen doen, twee keer per week, voor de komende maand. Als hij pijn krijgt moet hij stoppen, anders doorgaan.” Gewoon praten, zoals ze het ook tegen een mens zou vertellen.
De agent luistert naar de variabelen - welke knie, welke oefeningen, frequentie, duur, wat te doen bij pijn - en zoekt vervolgens de juiste handleiding op in de map. Op basis daarvan maakt hij een persoonlijk oefeningendocument, met de bronvermelding erbij zodat zij altijd kan controleren welke handleiding is gebruikt. Tegelijkertijd genereert de agent een kort mailtje dat zij naar de cliënt kan sturen.
Wat het oplevert: tijd, rust en minder fouten
Het verschil is direct merkbaar. Waar ze voorheen tijd kwijt was met zoeken, aanpassen en mailen, is het nu een kwestie van een voicememo inspreken en de output controleren. De inhoud van het oefeningendocument komt grotendeels overeen met wat ze eerder handmatig samenstelde, maar de variabelen worden nu automatisch ingevuld op basis van haar spraakmemo. Zij hoeft alleen het document te kopiëren, in een Word-bestand te zetten en bij de mail te voegen.
Technisch gezien kan ook dat laatste stukje geautomatiseerd worden: de agent kan het document automatisch als bijlage toevoegen aan de mail. Dat vraagt echter om Power Automate Premium, een betaalde uitbreiding. Voor deze klant was de afweging simpel: het handmatig kopiëren kost haar dertig seconden, de extra licentie een stuk meer. Soms is de pragmatische oplossing de beste.
Waarom juist dit zich leent voor AI
Dit is precies het type werk waar AI het verschil maakt: repetitief, gestructureerd en tijdrovend. De handleidingen waren er al, de variabelen waren al gedefinieerd, de output was iedere keer vergelijkbaar. Het enige wat ontbrak was een slimme tussenstap die het zoeken, combineren en opmaken overnam.
Een mooie les voor andere mkb’ers. Je hoeft niet te beginnen met een groots AI-project. Kijk naar je dagelijkse werkzaamheden en stel jezelf de vraag: wat doe ik iedere dag, wat verloopt iedere keer op dezelfde manier, en wat kost me meer tijd dan het zou moeten? Daar zit je winst. Zoals we ook schreven in onze blog over processen die rijp zijn voor AI: het hoeft niet spectaculair te zijn. Het moet werken.
Geen IT-kennis nodig, wel de juiste inrichting
Onze klant is geen IT-specialist. Zij hoeft ook niet te weten hoe Copilot technisch werkt. Zij praat tegen haar computer en krijgt een document terug. De complexiteit zit ’m in de inrichting: de agent moet precies weten waar hij moet zoeken, welke variabelen hij moet herkennen en hoe hij de output moet structureren. Dat is maatwerk en daar helpen wij bij.
We zijn geen licentiefabriek. We kijken liever samen met de klant waar technologie echt tijd en frustratie bespaart. Als ChatGPT beter past bij een klant dan Copilot, dan zeggen we dat eerlijk. Het gaat om de oplossing, niet om het product.
Welk proces kost jou dagelijks te veel tijd?
Heb je een proces dat je iedere dag uitvoert en waarvan je denkt: dit moet slimmer kunnen? Neem contact op via de button hieronder of bel naar 0118-613 220. We kijken graag mee of AI voor jou hetzelfde kan doen als voor onze fysiotherapeut.