AI is geen IKEA-kast, het meest onderschatte probleem bij AI-adoptie

De directeur wil AI inzetten vanwege de efficiëntie. Piet van de administratie wil weten hoe Copilot hem kan helpen bij rapportages. Zijn collega Fatima wil gewoon weten hoe ze sneller door de mails in haar inbox komt. En Gianni van de klantenservice wil klanten sneller kunnen helpen. Vier mensen, vier totaal verschillende verwachtingen. Dat is het dagelijkse AI-adoptiedilemma waar veel organisaties mee worstelen. In deze blog vertelt Thijs de Groote, algemeen manager bij SatisfITeers, waarom het adoptieproces rondom AI flink anders werkt dan bij een traditionele software-implementatie en hoe je daar als organisatie slim mee omgaat.

Waarom AI-adoptie anders is dan software uitrollen

Bij traditionele software-innovatie weet je waar je aan toe bent. Je kiest een systeem, je richt het in, je maakt samen met IT en management afspraken over processen en protocollen, en je rolt het uit. Punt. Natuurlijk wat gechargeerd, maar in grote lijnen is het gestandaardiseerd, goed omkaderd en lekker voorspelbaar. Een beetje als een IKEA-kast: één handleiding, dezelfde inbussleutel, en als je de stappen volgt staat het ding er. 

Bij AI is dat andere koek. De technologie is beschikbaar, de tools liggen klaar, maar wat iemand ermee wil doen verschilt per persoon. Daarmee ontstaat een interessante uitdaging. AI is per definitie persoonlijk: de waarde hangt af van wat jij erin stopt en wat jij eruit wilt halen, en dat is voor elke medewerker anders.

Het gat tussen strategie en werkvloer

Ik adviseer veel op strategisch niveau bij organisaties. Dan praat je over adoptie, kaders, compliance, security en efficiëntie. Lukas praat juist veel met de mensen op de werkvloer. Hij ziet wat er in de praktijk speelt. Natuurlijk is er overlap, maar het verschil is opvallend. Op strategisch niveau wil een organisatie weten: hoe pakken we dit aan? Op de werkvloer wil een medewerker weten: wat kan ik er concreet mee?

Voordat we een AI-training geven, sturen we de deelnemers een inventarisatieformulier: wat verwacht je, wat wil je leren, waar loop je tegenaan? Van vijf medewerkers krijg je vijf totaal verschillende antwoorden. De ene wil weten hoe je verkoopcijfers kunt analyseren en een ERP-systeem kunt koppelen aan Copilot. De ander wil weten hoe je een fatsoenlijk concept-mailtje opstelt. Die twee zitten in dezelfde sessie, bij dezelfde organisatie.

Beleid op hoofdlijnen, begeleiding op maat

De paradox van AI-adoptie: bij traditionele software wilde je juist zoveel mogelijk standaardiseren. Bij AI wil je dat juist niet. De kaders moeten er zijn - welke tools gebruik je, waar moet je op letten qua data, wat mag wel en wat niet - maar die kaders moeten op hoofdlijnen blijven. In onze blog over Shadow AI schreven we al over het belang van heldere afspraken rondom AI-gebruik. Als je dat beleid hebt opgesteld en het leeft binnen de organisatie, dan heb je de basis goed staan.

Daarna begint het echte werk: wat zijn de individuele wensen en hoe vul je die in? Hoe zet je de mensen die specifieke behoeften hebben in hun kracht om er daadwerkelijk mee aan de slag te gaan? Dat is een veel lastiger vraagstuk dan bij een traditionele software-uitrol. Je hebt niet te maken met een schaalbaar concept. Je kunt niet één training geven en verwachten dat iedereen er hetzelfde uithaalt.

De kartrekkers-aanpak: breed inspireren, gericht verdiepen

Wat we in de praktijk goed zien werken: begin breed, en betrek kartrekkers van verschillende afdelingen of specialisaties. Mensen die nieuwsgierig zijn, die AI willen uitproberen, die de rest van hun team kunnen meenemen. In een gezamenlijke sessie leren ze van elkaar en raken ze geïnspireerd door toepassingen die ze zelf niet hadden bedacht. De collega van de administratie ziet wat marketing doet met AI en denkt: hé, daar zit ook iets voor mij in.

Vanuit die brede sessie ontstaat vervolgens de vraag naar verdieping. Dat gaat vanzelf. Een of twee afdelingen zeggen: wij willen hier verder mee. Dat is het moment waarop je gericht kunt inspelen op specifieke behoeften. De motivatie komt dan vanuit het team zelf, niet vanuit de directie die zegt “iedereen moet nu AI gaan gebruiken.” Dat werkt fundamenteel beter.

Zoals we ook schreven in onze blog over AI-trainingen: het begint met inspireren. Pas als mensen zien wat er mogelijk is, gaan ze nadenken over wat ze er zelf mee willen.

Eerlijk: wij hebben ook niet hét antwoord

Ik ga hier geen tien-stappenplan presenteren dat AI-adoptie eenvoudig maakt. Dat bestaat niet. Het vraagstuk is te complex en te persoonlijk voor een standaardoplossing. Wat wij doen is proberen zoveel mogelijk overlappende behoeften te bundelen, mensen te inspireren met wat er mogelijk is, en waar nodig op individueel niveau mee te denken.

Het is een combinatie van strategie en maatwerk. Kaders op hoofdlijnen aan de bovenkant, persoonlijke begeleiding aan de onderkant. Met de nadruk op dat tweede, want daar zit de echte uitdaging. Als je wilt dat AI-adoptie binnen jouw organisatie slaagt, moet je bereid zijn om die individuele gesprekken te voeren. Daar begint het.

Herken je dit dilemma?

Wil je AI inzetten maar merk je dat elke afdeling iets anders nodig heeft? Sparren over hoe je dat aanpakt helpt. Neem contact op via ons contactformulier of bel naar 0118-613 220. We denken graag mee, ook als we niet direct het antwoord hebben.